A GSP (Gestão sem papel) trabalha no sentido de popularizar a utilização da gestão eletrônica de documentos para os mais diversos segmentos, com foco em pequenas e médias empresas. Empresas como imobiliárias, escritórios de advocacia, concessionárias de veículos, agência de viagem, consultórios médicos, clínicas de diagnósticos entre outros, estão hoje utilizando nossa aplicação para organizar o armazenamento e fluxo de seus documentos.
Aplicações de GSP
Clique para ir direto ao tema:Governança | Gestão de Riscos | Auditoria | Vendas | Recursos Humanos | Compras e Suprimentos | Jurídico | Engenharia | Produção | Qualidade | Centro de Serviços Compartilhados
Financeiro | Contabilidade | Controladoria | Contas a Pagar | Tesouraria
- Integração de registros (ERP) e documentos, num único workflow eletrônico.
- Automação e controle sobre todos os processos de contas a pagar e a receber, através de fluxo de aprovação eletrônica e indexação dos comprovantes de pagamentos.
- Controle e acesso on line sobre todos os documentos fiscais através de suas imagens.
- Controle de aprovação e lançamentos.
- Organização de extratos e movimentação bancária.
- Controle e acesso on line do arquivo morto.
- Centros de Serviços Compartilhados Sem Papel e On Line.
Governança
Gestão de Riscos
- Gestão dos levantamentos e identificação de Risco.
- Gestão do fluxo de documentos.
- Controle e acesso on line aos planos de ação.
- Controle de versão e prazo de validade dos documentos.
- Local único de armazenamento dos documentos.
- Gestão de incidentes.
- Workflows.
Auditoria
- Garantia da origem e da integridade dos documentos.
- Assinatura eletrônica certificada.
- Controle do acesso ao conteúdo, à manutenção de trilhas de auditoria e aos históricos:
- acesso controlado através de perfis.
- Acesso rápido aos documentos:
- de maneira ordenada;
- individualmente.
- Controle de prazo de validade dos documentos, conforme legislação.
- Compartilhamento externo de informações.
Vendas
- Gestão do Fluxo de aprovação e liberação de Crédito.
- Gestão de contratos e aditivos.
- Acervo de material de marketing (campanhas, folhetos, folders, catálogos, fotos e etc).
- Armazenamento e acesso on line das correspondências trocadas com os clientes, permitindo um melhor relacionamento.
- Gestão de toda a documentação de respaldo para faturamento ou cobrança, o que permite maior agilidade de atendimento no pós-venda.
Recursos Humanos
- Gestão de documentos e fluxo de seleção, recrutamento e contratação de colaboradores.
- Eliminação de 100% da necessidade de papel em contratos de trabalho e documentos relacionados através de certificação digital e assinatura biométrica.
- Pesquisa, importação e controle instantâneo sobre toda a documentação relacionada aos recursos humanos da empresa.
- Controle de todos os documentos gerados mensalmente e relacionados aos colaboradores em atividade.
- Controle de documentos de ex-colaboradores (passivo documental)
- Workflow de aprovação em geral.
- Contratações, promoções, demissões e etc.
- Gestão dos prazos de validade dos documentos.
Compras e Suprimentos
- Workflow, compliance e documentação para homologação de fornecedores.
- Fluxo de aprovação de pedidos de compras.
- Controle da documentação de cada processo de cotação/compra: histórico de cotações e alterações.
- Gestão de contratos e aditivos.
- Controle de frota de veículos e equipamentos.
- Histórico de Não Conformidades e Scores.
- Gestão de fluxos de aprovação em geral.
Jurídico
- Gerenciamento de Obrigações Legais relacionadas com:
- negócio-regulação;
- fisco;
- terceiros e parceiros;
- colaboradores;
- instalações.
- Acervo de documentação societária.
- Firmas e Poderes.
- Gestão de processos-contencioso.
- Risco.
Engenharia
- Gestão Colaborativa de Projetos
- Gestão Eletrônica de Documentos Técnicos.
- Não aprovados:
- Dados de referência.
- Ciclo de comentário.
- Ciclo de Aprovação.
- Aprovados:
- Arquivos Fontes.
- Imagens.
- As Built.
- Gestão Eletrônica de Documentos Administrativos
- Atas.
- Relatórios.
- Planejamento.
- Documentos Fiscais.
- Apresentações.
- Contratos.
- Correspondências.
- E-mail.
Produção
- Fluxo eletrônico da produção.
- Gestão das listas de estrutura de produtos (BOM - Bill Of Material).
- Gestão de aprovações.
- Gestão de documentação/desenhos/especificações de máquinas, equipamentos, instalações e respectivos contratos e prazos de manutenção.
- Normas, Certificações, Normativas, Instruções de Trabalho, Procedimentos, Auditorias, Não Conformidades, ciclos de melhoria,...
- Controle de acervo, versionamento automático, histórico de acesso, controle de acesso,...
- Workflow em geral.
Qualidade
- Gestão On-line de todo o acervo normativo
- Versionamento e Controle de versão
- Fluxos Eletrônicos de:
- Controle de auditorias;
- aprovação e revisão;
- disposição e não conformidades;
- planos de ação e demais documentos relacionados;
- distribuição e treinamento.
- Gerenciamento de diversas normas:
- ISO 9000/18000/..., ABNT, ASTM, FDA, ONA Nível 1, ...;
- ANVISA, PALQ, GAMP4, GAMP5;
- ICH, além de quaisquer outras normas;
- Desafios:
- Gerar os procedimentos.
- Fluxo de Revisão e Aprovação.
- Listas de tarefas, Carimbos e Notificação por e-mail.
- Controle de versão e lista de distribuição.
- Recolhimento de distribuição de POP.
- Evidências de treinamento e “ciência” das alterações.
- Controle de implantação.
- Controle de acesso, entre outros.
Centro de Serviços Compartilhados
